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    June 04

    卓越工作方法

    一个人在工作中常常难以避免被各种琐事、杂事所纠缠。有不少人由于没有掌握高效能的工作方法,而被这些事弄得筋疲力尽,心烦意乱,总是不能静下心来去做最该做的事,或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽,根本就不知道哪些是最应该做的事,结果白白浪费了大好时光,致使工作效率不高,效能不显著。

    大量研究表明,在工作中,人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序:

    (1)先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。

    (2)先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。

    (3)先做容易做的事,然后再做难做的事。

    (4)先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

    (5)先处理资料齐全的事,再处理资料不齐全的事。

    (6)先做已排定时间的事,再做未经排定时间的事。

    (7)先做经过筹划的事,然后再做未经筹划的事。

    (8)先做别人的事,然后再做自己的事。

    (9)先做紧迫的事,然后再做不紧迫的事。

    (10)先做有趣的事,然后再做枯燥的事。

    (11)先做易于完成的事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

    (12)先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事,然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。

    (13)先做已发生的事,然后做未发生的事。

    很显然,上述各种准则,都不符合高效工作方法的要求。

    工作是以目标的实现为导向的,在一系列以实现目标为依据的待办事项之中,到底哪些事项应先着手处理?哪些事项应延后处理,甚至不予处理?

    对于这个问题,麦肯锡公司给出的答案是:应按事情的”重要程度”编排行事的优先次序。所谓”重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,愈不重要,它们愈应延后处理。简单地说,就是根据”我现在做的,是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。

    在麦肯锡,每个人都养成了”依据事物的重要程度来行事”的思维习惯和工作方法。在开始每一项工作之前,我们总是习惯于先弄清楚哪些是重要的事,哪些是次要的事,哪些是无足轻重的,而不管它们紧急与否。每一项工作都如此,每一天的工作都如此,甚至一年或更长时间的工作计划也是如此。

    在上述的十三种决定优先次序的准则中,对我们最具支配力的恐怕是第九种–”先做紧迫的事,再做不紧迫的事”,大凡低效能的员工,他们每天80%的时间和精力都花在了”紧迫的事”上。也就是说,人们惯常地习惯是按照事情的”缓急程度”决定行事的优先次序,而不是首先衡量事情的”重要程度”。按照这种思维,他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次:

    (1)今天”必须”做的事(即最为紧迫的事)。

    (2)今天”应该”做的事(即有点紧迫的事)。

    (3)今天”可以”做的事(即不紧迫的事)。

    但遗憾的是,在多数情况下,愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划,甚至个人的身体检查等,往往因其不紧迫而被那些”必须”做的事(诸如不停的电话、需要马上完成的报表)无限期地延迟了。所以,在麦肯锡公司,我们告诉新来的员工的第一个法宝就是:做要事,而不是做急事。这也是麦肯锡卓越工作方法的精髓之一。

    [美]埃克·拉塞尔  选自《麦肯锡卓越工作方法》

    十大被打扰的方式

    有时候做好一天的计划,结果总被这样那样的事情打扰,影响你的工作效率,下面是十种最常见的被打扰的方式,小心它们:

    1. 电话。
    2. 不期而至的的提问和讨论。
    3. 闲聊天。
    4. QQ/MSN/Gtalk
    5. 电子邮件。
    6. 短信。
    7. 胡思乱想。
    8. 各种视觉/听觉干扰。
    9. 不合理的时候收件/去件箱。
    10. 该说不的时候不说不。

    少走弯路的十条忠告

    一、买个闹钟,以便按时叫醒你。贪睡和不守时,都将成为你工作和事业上的绊脚石,任何时候都一样。不仅要学会准时,更要学会提 前。就如你坐车去某地,沿途的风景很美,你忍不住下车看一看,后来虽然你还是赶到了某地,却不是准时到达。“闹钟”只是一种简单的标志和提示,真正灵活、 实用的时间,掌握在每个人的心中。

    二、如果你不喜欢现在的工作,要么辞职不干,要么就闭嘴不言。初出茅庐,往往眼高手低,心高气傲,大事做不了,小事不愿做。不要养成挑三拣四的习惯。不要雨天烦打伞,不带伞又怕淋雨,处处表现出不满的情绪。记住,不做则已,要做就要做好。

    三、每个人都有孤独的时候。要学会忍受孤独,这样才会成熟起来。年轻人嘻嘻哈哈、打打闹闹惯了,到了一个陌生的环境,面对形形色色的人和事,一下子不知所措起来,有时连一个可以倾心说话的地方也没有。这时,千万别浮躁,学会静心,学会忍受孤独。在孤独中思考, 在思考中成熟,在成熟中升华。不要因为寂寞而乱了方寸,而去做无聊无益的事情,白白浪费了宝贵的时间。

    四、走运时要做好倒霉的准备。有一天,一只狐狸走到一个葡萄园外,看见里面水灵灵的葡萄垂涎欲滴。可是外面有栅栏挡着,无法进去。于是它一狠心绝食三日,减肥之后,终于钻进葡萄园内饱餐 一顿。当它心满意足地想离开葡萄园时,发觉自己吃得太饱,怎么也钻不出栅栏了。相信任何人都不愿做这样的狐狸。退路同样重要。饱带干粮,晴带雨伞,点滴积 累,水到渠成。有的东西今天似乎一文不值,但有朝一日也许就会身价百倍。

    五、不要像玻璃那样脆弱。有的人眼睛总盯着自己,所以长不高看不远;总是喜欢怨天尤人,也使别人无比厌烦。没有苦中苦,哪来甜中甜?不要像玻璃那样脆弱,而应像水晶一样透明,太阳一样辉煌,腊梅一样坚强。既然睁开眼睛享受风的清凉,就不要埋怨风中细小的沙粒。

    六、管住自己的嘴巴。不要谈论自己,更不要议论别人。谈论自己往往会自大虚伪,在名不副实中失去自己。议论 别人往往陷入鸡毛蒜皮的是非口舌中纠缠不清。每天下班后和你的那些同事朋友喝酒聊天可不是件好事,因为,这中间往往会把议论同事、朋友当做话题。背后议论 人总是不好的,尤其是议论别人的短处,这些会降低你的人格。

    七、机会从不会“失掉”, 你失掉了,自有别人会得到。不要凡事在天,守株待兔,更不要寄希望于“机会”。机会只不过是相对于充分准备而又善于创造机会的人而言的。也许,你正为失去一个机会而懊悔、埋怨的时候,机会正被你对面那个同样的“倒霉鬼”给抓住了。没有机会,就要创造机会,有了机会,就要巧妙地抓砖。

    八、若电话老是不响,你该打出去。很多时候,电话会给你带来意想不到的收获,它不是花瓶,仅仅成为一种摆设。交了新朋友,别忘了老朋友,朋友多了路好走。交际的一大诀窍就是主动。好的人缘好的口碑,往往助你的事业更上一个台阶。

    九、千万不要因为自己已经到了结婚年龄而草率结婚。想结婚,就要找一个能和你心心相萤相辅相携的伴侣。不要因为放纵和游戏而恋爱,不要因为恋爱而影响工作和事业,更不要因一桩草率而失败的婚姻而使人生受阻。感情用事往往会因小失大。

    十、写出你一生要做的事情,把单子放在皮夹里,经常拿出来看。人生要有目标,要有计划,要有提醒,要有紧迫感。一个又一个小目标串起来,就成了你一生的大目标。生活富足了,环境改善了,不要忘了皮夹里那张看似薄薄的单子。